Cos’è un sistema?
Chi mi segue sa che uno dei temi principali di cui parlo è che ogni azienda è un sistema. Ma cos'è un sistema?
Una delle definizioni più famose di sistema è la seguente: “Un sistema è una rete di componenti interdipendenti che lavorano insieme per cercare di raggiungere lo scopo del sistema.” [1] E qui sta l'inghippo: perché non sempre lo scopo dichiarato del sistema è effettivamente quello che il sistema produce.
Un’altra definizione di sistema importantissima da tenere a mente, infatti, è questa: “Ogni sistema è perfettamente organizzato per ottenere i risultati che ottiene.” [2]
Questo che significa? Che lo scopo dichiarato del Sistema Sanitario Nazionale può anche essere quello di garantire la salute pubblica, ma in effetti quello che produce sono infinite code e pazienti che tornano più e più volte per cercare un trattamento adeguato per la stessa condizione. Che un'azienda di trasporti potrebbe avere come scopo quello di offrire un servizio eccellente ai propri clienti, ma in realtà produce ritardi, corse sospese e passeggeri appiedati.
Come assicurarsi che il nostro sistema aziendale produca effettivamente quello che vogliamo che produca? Per prima cosa, dobbiamo comprendere la differenza tra un sistema meccanico e un sistema naturale.
Sistema Meccanico
Un sistema meccanico segue le leggi della fisica. È formato da parti separate che contribuiscono indipendentemente e linearmente ad ottenere un certo risultato. Per ottenere un determinato risultato, oppure modificare i risultati ottenuti da un sistema meccanico, basta cambiarne una quantità (massa, volume, velocità, accelerazione, forza, distanza, tempo) o imporre una forza esterna su di esso. Ogni parte può essere manipolata indipendentemente e ogni azione che modifica una parte modificherà anche l’intero sistema in modo identico e simultaneo - ma l’intero sistema non potrà mai eccedere la somma delle singole parti. [3]
Sia le caratteristiche esterne (come la performance) che le operazioni interne di un sistema del genere possono essere descritte in termini quantitativi. [4]
Sistema Naturale
Un sistema naturale segue tre principi, che secondo gli scienziati sono sufficienti a spiegare tutti i fenomeni dell’universo: [5]
auto-organizzazione: il potere di sostenere la propria unica identità;
interdipendenza: il limite alla crescita smoderata di qualsiasi singola entità;
varietà: la capacità di generare qualcosa di nuovo a seguito dell’interazione fra entità distinte.
I risultati di un sistema naturale sono realizzati quando le parti sono organizzate in relazioni armoniose fra di loro. [6]
In un sistema naturale, un cambiamento avviene semplicemente come risultato di una differenza - se la luce cambia, per esempio, una pianta risponderà di conseguenza. Ogni parte di un sistema naturale esiste nel contesto di e risponde a un’intricata rete di relazioni tra tutte le parti: un piccolo cambiamento in una parte del sistema può avere conseguenze enormi in un’altra parte, e viceversa. [7]
Le caratteristiche esterne di un sistema naturale possono essere descritte in termini quantitativi, ma non le sue operazioni interne: per descrivere questa intricata rete di relazioni c’è bisogno di termini qualitativi. [8]
L’Azienda è un sistema naturale
Seguendo queste definizioni, possiamo dire che ogni azienda è un sistema naturale. Di conseguenza, i risultati dell’azienda sono il prodotto dell’intricata rete di relazioni tra le sue parti e non seguono un andamento lineare.
Ma come vengono gestite quotidianamente le aziende? Utilizzando la gestione per obiettivi (in inglese management-by-results), imponendo target di dipartimento e individuali con la convinzione che un cambiamento in una parte del sistema verrà rispecchiato in modo identico e simultaneo sull’intero sistema. Stabilire incentivi per la performance ha lo stesso risultato di premiare ogni musicista all’interno di un’orchestra per suonare più forte e più velocemente degli altri: il risultato è una cacofonia invece di un’armonia. [9]
Molti dei problemi delle aziende moderne sono creati proprio dal tentativo di gestirle come se fossero un sistema meccanico, quando invece sono un sistema naturale. Questa è una prospettiva distorta che può portare a raggiungere i propri obiettivi finanziari nel breve termine, ma che a lungo andare non può essere sostenuta, in quanto è lei stessa che crea squilibri imprevisti che aumentano il costo di ottenere i risultati desiderati. [10]
Per risolvere i problemi che molte aziende si trovano ad affrontare, spesso non c’è bisogno di più soldi, di più personale, di più materiale; quello che serve veramente è un cambio di prospettiva. Solo in questo modo i problemi si dissolveranno. [11]
[1] DEMING, W. Edwards, 1994. The New Economics: For Industry, Government, Education. The MIT Press, p.50
[2] Citazione spesso attribuita a W. Edwards Deming.
[3] BRÖMS, Anders e JOHNSON, H. Thomas, 2000. “Profit Beyond Measure: Extraordinary Results Through Attention to Work and People”. Free Press, pp.226-227
[4] BRÖMS e JOHNSON, 2000, p.47
[5] BRÖMS e JOHNSON, 2000, p.35
[6] BRÖMS e JOHNSON, 2000, p.50
[7] BRÖMS e JOHNSON, 2000, pp.226-227
[8] BRÖMS e JOHNSON, 2000, p.47
[9] BRÖMS e JOHNSON, 2000, p.23
[10] BRÖMS e JOHNSON, 2000, p.223
[11] BRÖMS e JOHNSON, 2000, p.41